一般社団法人　東京都中小企業診断士協会　城南支部

IT活用、IT投資といえば、どんなイメージでしょうか？
「大がかりなシステム導入は大変そう」
「どのくらい役立つのかよくわからない」
ITを小さく具体的に捉え、効果のあるIT活用の方法を紹介します。

１．IT活用の範囲

活用する範囲を小さく捉えることをお勧めします。発注・生産・納品を一括管理するシステムといった大きな範囲の取り組みも大切ですが、もっと範囲を小さく捉えたIT活用も効果的です。「日報を紙で書く」のではなく、「Excelを利用する」といった範囲です。このような「小さなIT活用」でも十分に効果があります。
「小さなIT活用」を行うために、日常の業務で「面倒だ」、「こうできれば便利なのに」ということを見つけてください。「日報を紙で書いているから、早く見たいのに、すぐに渡されない。保管場所にも困る」といった内容です。この場合だと「Excelで書いてメールで送れば、すぐ確認できるし、場所も取らない」といった改善が可能です。
「小さな改善点」を見つければ、改善策を考えることができます。

２．IT活用の費用と効果

「小さな改善点」をITを活用して解決するとします。大切なのは、費用と効果です。昨今は様々なITサービスが登場し、無料で利用できるものも存在します。しかし、無料のサービスでも管理費用（人件費など）が必要です。また、費用を抑えても効果がなければ意味がありません。費用対効果を正しく把握する必要があります。
IT活用の難しさとして、「どのくらい役立つのかよくわからない」という点が挙げられます。「どのくらい役立つのか」（効果）を見る際も、小さく具体的に考えることが有用です。

「紙の日報をExcelに置き換える」といったIT活用を考えてみます。紙だと記載・閲覧・管理に1日1時間必要でしたが、Excelを活用すると30分になる、とします。人件費が１時間1,000円とすると、効果（費用削減）は以下の通りです。

0.5時間（30分）×20日（1ヶ月の就業日数）×1,000円＝10,000円

年間で考えると、10,000円×12ヶ月=120,000円 の費用削減効果が得られます。つまり、費用は最低でも年間120,000円を下回らなければいけません。120,000円を超えるようなら、IT活用とは言えないのです。
小さく具体的に捉え、目に見える費用と効果を認識することが重要です。

３．IT活用で注意すべきこと

ITはあくまでツールです。すでにお気づきかもしれませんが、「小さな改善点」を見つけ改善策を検討する段階では、IT以外の改善策も検討できます。ITは改善策の1つ程度に考えることをお勧めします。

また、日々の業務が変われば、IT活用の方法も変える必要が出てきます。定期的に業務に合ったIT活用ができているかを確認しなければいけません。「日報に記載する内容が増えれば、Excelに新しい記載欄を追加する」といったことです。業務に合わないITは、業務の妨げになってしまいます。
そうならないためにも「経営や業務に加え、ITについて理解のある人」を活用してください。経営・業務・ITを理解している人なら、「小さな改善点」の発見、改善策の検討にも貢献してくれます。ITの様々な活用方法から、個々の業務に最適な方法を見出してもくれます。

４．まとめ

「業務の改善や効率化の範囲を小さく捉えていく」、「ITを活用する際には具体的に効果と費用を導き出す」、この2つを意識し、小さなことからITをうまく活用することが「プチIT革命」といえます。経営や業務と照らし合わせ、適切な範囲で、損をしない、効果のあるIT活用を行うことで、中小企業がより魅力的で活力ある存在になると考えています。

濱田　良祐